Diez claves para mejorar las compras de tu Pyme

1- Esclarece tu ubicación en la cadena logística

Es importante que tú y tus colaboradores ubiquen perfectamente en qué eslabón de la cadena de suministro se encuentra el negocio. Adicionalmente, las decisiones operativas que ellos tomen, deberán estar guiadas por la línea general que impriman como pauta para negociar, desarrollar y fomentar las relaciones en el corto, mediano y largo plazo tanto con clientes como con proveedores. Esto te permitirá orientar los resultados con tu visión del negocio.

2-Define claramente tu ciclo de compras

El ciclo comienza desde que se detecta la necesidad de un producto o servicio y concluye hasta que se le paga al proveedor que lo suministró. Si identificas el tiempo y tareas involucradas en todo ese trayecto, ten por seguro que reducirás costos y ganarás flexibilidad.

3-Genera la estructura humana adecuada

Cuando decidas encomendar esta responsabilidad, no olvides poner en claro los objetivos, funciones, actividades y reportes que deberá cumplir quien ocupe esta posición. Además recuerda tener establecido el perfil que buscas en el individuo ideal (edad, experiencia, actitud, valores personales, etcétera).

Por otra parte, a medida que tu negocio vaya expandiéndose, deberás de considerar la manera en que se distribuirán las tareas en una o varias de las siguientes categorías de niveles de puestos conforme a lo siguiente: abastecimientos (funciones estratégicas), adquisiciones (enfoque táctico), compras (atención operativa) y expeditado (seguimiento y apoyo).

4-Establece un código de ética

No debe pasarse por alto que quienes vayan a ejercer la función de compras, deben tener claros cuales son los valores de la compañía junto con la filosofía del negocio, ya que este dará los modelos para las relaciones con clientes y proveedores.
Dicho documento debe esbozar claramente lo que se permite y no en tu empresa. Con esto establecerás las expectativas en el tipo de actuación que esperas de ellos y reducirás los errores, malos entendidos y abusos. Recuerda que un buen historial con tus proveedores puede darte credibilidad y abrirte las puertas para futuras negociaciones.

5-Sistematiza tu proceso de compras

Utiliza la tecnología para generar información confiable que te ayude a tomar "decisiones informadas". De esta manera es seguro que recuperaras la inversión mucho antes de lo que imaginas.

6-Retroalimenta a tus proveedores

No dejes pasar la oportunidad de retroalimentar a tus proveedores. Esto permitirá incorporarlos en tu estrategia de negocio de tal forma que podrán ayudarte a cumplir tu misión e idealmente podrás integrarlos como una verdadera extensión de apoyo a tu negocio. Aprovecha el beneficio de reunirte periódicamente con aquellos que son pieza clave para tu empresa. Nada sustituye a una buena y constante comunicación como fundamento para mejorar tus precios, calidad y servicio.

7-Formaliza tus relaciones

Desde el documento más sencillo (Requisición), pasando por el formal (Orden de Compra), incluyendo el análisis (Cotizaciones), hasta llegar a la Carta de Intención y Contrato, te ayudarán a documentar el manejo de la información y acuerdos. Además, te facilitará el camino para encontrar área de mejora y trabajar como equipo en todo el proceso.

8-Mantén negociaciones positivas

Al encomendar las compras en terceros, no dejes de supervisar la actitud que estos toman hacia tus proveedores, el esquema que utilizan para preparar sus reuniones, el ciclo con que evalúan los resultados y la habilidad para preguntar, obtener y hacer uso de información valiosa.

Si el enfoque es abierto y de mutua ayuda, un esquema ganar, ganar te dará la oportunidad de obtener otros beneficios y paquetes de soluciones que surjan durante las negociaciones.

9-Analiza el valor de tus proveedores

Recuérdale constantemente a tu equipo que el departamento de compras cumple con una función estratégica, por lo cual es importarte evitar exprimir a los proveedores en la búsqueda "de lo bueno, bonito y barato". Es mejor mantener la mente abierta para explorar posibilidades alternas en donde se genere mayor beneficio, se mantenga la calidad y se mejore el valor que tu compañía ofrece a sus clientes.

10-No dejes de lado la planeación

Valora el esfuerzo que tu personal hace respecto de prevenir y reducir las urgencias y emergencias. Siempre alienta los esfuerzos y proporcionales constantemente herramientas que les faciliten la misión.
Finalmente recuerda que la función de compras no la debe ejercer cualquier persona. Además de contar con toda tu confianza, el elegido para este puesto te ayudará a invertir tu dinero.

 

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