La contabilidad en tú negocio

La contabilidad es la técnica del registro diario de todas las operaciones monetarias de las empresas y es la base para el análisis de la situación del negocio así como el cálculo de impuestos para su presentación y pago.

A través de la contabilidad, se controlan los recursos con los que cuenta su negocio y tendrá en mente las obligaciones que tiene para con terceros. Además, conocerá en cualquier momento la situación actual del negocio y podrá predecir con anticipación cualquier casualidad que pudiera presentarse.

Llevar la contabilidad es una obligación legal

Cada país tiene sus propias leyes y reglamentos con respecto a la contabilidad. Es muy común que año con año las disposiciones legales cambien para adaptarse a la realidad económica, política y social de las naciones. Es recomendable que usted siempre este enterado de las últimas disposiciones contables o fiscales y entienda como estas afectan a su negocio.

a) El sistema debe permitir identificar claramente todas y cada una de las operaciones que se realizan en el negocio y debe poder sujetarse con sus documentos probatorios.
b) Permitirá ver claramente como se llega a los cálculos finales.
c) Deberá poderse construir un estado financiero de la empresa en base a la información seleccionada.
d) El sistema no deberá permitir ninguna negligencia para asegurar que el registro contable sea lo más evidente posible.

La base de la contabilidad la constituyen los documentos financieros y fiscales como son: las facturas o recibos expedidos, las facturas pagadas a proveedores por compras y gastos y los cheques emitidos, entre otros. La información contenida en dichos documentos se aplica a los principales registros contables.

El catálogo de cuentas y su utilización en las empresas

El catálogo de cuentas consiste en establecer las cuentas contables que manejará la empresa para generar su información financiera en cuanto Activo, Pasivo, Capital y Resultados.

Esta información permitirá conocer preguntas como:

1-¿Cuánto nos deben los clientes y cual es su antigüedad?
2-¿Cuánto se le debe a proveedores u otros acreedores?
3-¿Cuánto vendemos por semana o mes y a que tipo de clientes?
4-¿Qué productos o líneas de productos vendemos más y cual es el costo de realizar estas ventas?
5-¿Cuánto gastamos en promoción, publicidad y administración?

El balance general y la fase de resultados

El balance general presenta todos los activos, pasivos (lo que se adeuda) y capital que tiene la compañía a una fecha específica. Esta información nos permitirá contestar preguntas como: ¿Cuánto posee la compañía? ¿Cuánto le debe la compañía a terceros? o ¿De donde obtiene dinero la compañía para operar?

Además de la información financiera, todo empresario desea conocer la utilidad o pérdida que arroja cada ejercicio. Esto se logra a través del estado de resultados el cual refleja los movimientos de ingresos y egresos de las transacciones realizadas por la empresa en un período mensual, trimestral, semestral o anual. Con el estado de resultados se sabe de manera detallada no solo que, sino como se ha obtenido la utilidad del ejercicio, para poder entonces repetir lo hecho hasta ese momento o corregir el rumbo.

Los Estados Financieros

Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y tienen por objeto presentar información financiera para que se puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Para que sirva a este propósito, la información debe ser una representación fiel de la realidad de la empresa, la cual debe ser verificable, neutral y completa.

Los estados financieros sirven entre otras cosas para:

a) Ver que tan rentable es su empresa.
b) Ayudarle a determinar el precio de la misma en caso de que la quiera vender.
c) Evaluar que tanto puede gastar en caso de una expansión o cambio de estrategia.
d) Obtener un crédito con alguna institución financiera.

Cabe mencionar que es altamente recomendable la utilización de un sistema de software para el registro contable, ya que esto agiliza los tiempos de procesamiento de información.

 

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