Principios para el buen funcionamiento de su empresa

Principio 1: La buena mayordomía

Una empresa es como un árbol que se planta; requiere de tiempo y cuidados antes de poder dar frutos. Si comenzamos a podar el árbol cuando aún está pequeño y en crecimiento, se secará y morirá. En otras palabras, si el dueño de una empresa “extrae” recursos más allá de la capacidad de ésta, su empresa morirá.

Para que esto no ocurra, el dueño debe verse a sí mismo solamente como el administrador de la empresa, o sea, alguien a quien se le encargó su cuidado y que deberá entregar cuentas al verdadero dueño. ¿Cómo lograr que una empresa crezca en poco tiempo? Determinándosele a su dueño un salario (que se considere justo por su trabajo, pero que también la empresa esté en posición de pagar. No hay que apurarse, sólo por que “hay que impresionar a los clientes con una buena imagen”, y tampoco se “cure en salud” pensando que al fin y al cabo son deducibles de impuestos, pues salen “a nombre” de la empresa.

Hay que se paciente que hay tiempo de hacer todo tipo de gastos cuando el negocio lo permita, ya que si los hace antes de tiempo, estará “podando” su empresa.

Principio 2: Debe existir una medida entre las entradas y las salidas de dinero en una empresa

Existen solo dos formas importantes de que entre dinero a la empresa: por una aportación de capital (que puede ser de un inversionista, del apoyo de alguna institución o de un préstamo), o por ingresos derivados de las ventas. Dicho sea de paso, estos últimos son los únicos que verdaderamente la hacen rentable, pues si no hay ingresos por ventas, cualquier aportación de capital será inservible.

Además, las salidas de dinero se clasifican en costos (compra de materias primas o de los productos que la empresa revende, etc.), gastos de operación (salarios, renta, etc.), inversiones (en maquinaria, en mobiliario, o en publicidad), y por último, utilidades (lo que haya quedado después de todas las demás salidas). Es muy importante respetar esta jerarquía en cuanto a las salidas de dinero, si “tomamos” utilidades y quedamos a deber costos o gastos de operación, solo nos estamos haciendo tontos, pues en realidad no hay tales “utilidades”. Podemos resumirlo de la siguiente manera: no puede salir nada que no haya entrado primero.

Los problemas comienzan cuando se pone más atención a las salidas que a las entradas. Es importante cuidar que no se gaste enormemente, pero es más importante incrementar los ingresos por ventas.

Principio 3: La ley de la siembra y la cosecha

Lo que se siembra hoy es lo que se cosechará mañana. Esta ley guarda mucha relación con los dos anteriores. Como dueño o administrador usted es ejemplo para sus empleados, proveedores y clientes. Por eso, en la medida de las posibilidades de la empresa, siembre en salarios dignos; siembre al contratar un empleado más, si la actividad así lo demanda, en vez de negrearse más al que ya tiene; siembre en uno o dos cursos de capacitación al año; siembre en materias primas de buena calidad y en proveedores confiables siembre en darle un pequeño extra al cliente, siembre en contratar al menos un poco de publicidad, siembre en asesorarse por profesionales para tomar decisiones de negocio importantes o mejorar su negocio. Ponga en práctica esto de sembrar en vez de querer todas las ganancias para usted manteniendo “floja” a su empresa, y verá los resultados.

Principio 4: No adquirir nada si no sabe exactamente cómo lo va a vender o utilizar

Hay personas que primero rentan una oficina bien ubicada, se compran un bonito escritorio y una computadora muy potente para llevar la “administración” del negocio, contratan Internet de banda ancha y dos líneas telefónicas, y tienen un lindo modelo financiero del negocio proyectado a 5 años, pero aún no han tenido ingresos por ventas que signifiquen más de unos cuantos pesos. Entonces, ¿con qué piensan mantener todo eso? Los ingresos por ventas son la única forma de que una empresa esté fortalecida.

Es preferible empezar trabajando desde casa con un teléfono celular, consultando la cuenta de correo gratis en un café Internet y con una buena idea de negocios, pero enfocándose primero en conseguir clientes y cerrar ventas, que enfocarse en comprometer el capital de la empresa antes de conseguir el primer pedido. A menos que sea un negocio abierto al público, unas instalaciones bonitas ayudan, pero por sí mismas no consiguen clientes.

Es importante evitar las “gangas” y ofertas si realmente el negocio no las necesita en este momento. No adquiera cosas innecesarias “sólo” porque son deducibles de impuesto, eso puede que ayude fiscalmente en el corto plazo, pero a la larga es una práctica muy perjudicial.

Evite también el defendido “hágalo usted mismo” con tal de ahorrar. Recuerde que el objetivo de una empresa es ganar dinero vendiendo sus productos o servicios, no ahorrar en costos y gastos. En teoría, las ventas pueden crecer sin límite, pero también en teoría los gastos no pueden llegar sino hasta cero. Por eso, en vez de perder tiempo tratando de aprender a hacer algo que no sabe hacer y que NO tiene porqué saber hacer, mejor páguele un precio razonable a un experto, y dedique ese tiempo a atender los asuntos de su negocio.

Principio 5: O bien vendido o bien putrefacto

Si usted mismo no cree en el valor de lo que ofrece, sus clientes tampoco lo harán. Recuerde que de su margen de ganancia es de donde sale para pagar los gastos de operación, para las inversiones en el negocio, y en última instancia, para las utilidades.

Principio 6: Nunca fiar

Una cosa es dar crédito, y otra muy diferente es fiar. Si tenemos la intención de dar crédito a nuestros clientes, antes debemos ver qué tantas posibilidades hay de que paguen y si la empresa está en posición de asumir ese riesgo, y además debemos contar con alguien que se encargue de la cobranza, dándole las “armas” para hacer su trabajo, como pagarés firmados, acuses de recibo, contratos. Si no hacemos todo esto, simplemente se esta fiando, y fiar es lo más parecido a regalar nuestro producto o servicio, y a la que tendremos que dedicar tiempo y dinero para cobra; eso nos distraerá de estar vendiendo o atendiendo el negocio. Es un grave error acabar fiando con tal de “vender”.

Principio 7: Tener siempre una reserva de efectivo

Por si ocurren imprevistos. Aunque esto varía dependiendo del giro y tamaño de la empresa, en general recomiendo que se procure tener COMO MÍNIMO el equivalente a 3 meses de gastos de operación como reserva de efectivo. Y por favor, pregunte a su banco por algún instrumento de inversión acorde a sus necesidades.

Uno de los beneficios más importantes de aplicar estos siete principios es que están enfocados a proteger el capital de trabajo del negocio, el cual es como “el aceite” que permite al motor de su empresa funcionar bien y generar ingresos por ventas.

 

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